Deep work, pomodoro, batching, pareto, time blocking … Derrière ces termes qui peuvent sembler barbares se cachent des méthodes terriblement efficaces pour améliorer votre productivité ! Elles vous aideront ainsi à gagner un temps précieux, à travailler plus sereinement et à lutter contre la procrastination.
Découvrez nos 6 méthodes de travail à adopter afin d’améliorer votre productivité !
Méthode de productivité n°1 : le “deep work”
Le principe du “deep work” est très simple : il s’agit de permettre à notre cerveau de fonctionner au maximum de son potentiel en se mettant dans un état de concentration dénué de toute distraction, pendant un laps de temps défini.
En éliminant les distractions, on évite ainsi de subir les conséquences de ce que l’on appelle le “résidu d’attention”. Ce phénomène désigne le fait que, lorsque l’on papillonne d’une tâche à l’autre ou que l’on se laisse distraire par son téléphone, une partie de notre attention reste bloquée sur cette dernière tâche. Par la suite, notre cerveau aura besoin de temps (parfois jusqu’à 20 minutes !) pour se reconcentrer !
On perd ainsi un temps précieux à chaque distraction !
Pour éviter cela, adoptez la méthode du “deep work” en vous accordant des tranches de 2, 3 ou 4 heures lors desquelles vous êtes entièrement concentré. Au cours de ces laps de temps, désactivez tous vos outils de communication, fragmentez votre travail et éliminez toutes les tâches futiles. Ainsi, vous développerez vos capacités de concentration et vous travaillerez plus efficacement chaque jour.
Par la suite, essayez de faire du deep work une habitude en intégrant cette méthode dans votre quotidien : définissez une plage horaire et tenez-vous y (il est toujours plus simple de se tenir à ce qui est prévu à l’avance).
Le tips : Si vous vous sentez bloqué, n’hésitez pas à changer d’environnement, à prendre l’air, ou à faire une pause. Vous éloignez de votre travail quelques minutes vous permettra d’y revenir plus facilement, en étant plus concentré.
Méthode de productivité n°2 : la méthode “Pomodoro”
La méthode “Pomodoro” est l’une des techniques de productivité les plus connues !
Elle consiste à travailler par tranche de 25 minutes afin de développer ses capacités de concentration.
Comme pour la méthode du “deep work”, ces laps de temps se font sans interruption et, surtout, sans aucune distraction : pas de mails, pas de téléphone ! Votre concentration doit être maximale !
La méthode se structure de la façon suivante :
- Choisir la tâche à accomplir
- Régler un minuteur pour une durée de 25 minutes et se mettre au travail
- Lorsque le minuteur sonne, faire une pause de 5 minutes
- Au bout de 4 sessions de 25 minutes, faire une pause plus longue (de 15 à 30 minutes)
La méthode Pomodoro est ainsi un très bon outil à garder en tête pour surmonter les journées très chargées. Elle permet de se concentrer sur une tâche pour éviter de s’éparpiller et de perdre du temps.
Le tips : Il existe de nombreux outils qui pourront vous aider à adopter la méthode Pomodoro :
- L’outil de time tracking Toggl Track intègre un bouton Pomodoro pour enclencher rapidement une session de concentration.
- L’outil en ligne Lofi.co vous permet de personnaliser votre environnement de travail selon vos besoins, et intègre aussi un timer Pomodoro.
- Il existe aussi de nombreux sites en ligne exclusivement dédiés à la méthode Pomodoro, tel que Pomofocus.io.
- Si vous souhaitez opter pour la facilité, le minuteur de votre téléphone peut aussi très bien faire l’affaire !
Méthode de productivité n°3 : le “batching”
La méthode du “batching” consiste à regrouper les tâches similaires pour gagner en productivité et en efficacité. Cela peut passer par le fait de vous occuper de l’édition de toutes vos factures en même temps, d’expédier ensemble toutes vos commandes clients, ou bien de répondre aux commentaires sur vos réseaux sociaux en une seule fois.
En regroupant les tâches similaires, vous gérez mieux votre planning de travail, vous gagnez du temps et vous libérez votre esprit !
Comme pour les deux méthodes précédentes, le “batching” requiert aussi une concentration optimale, sans distraction, mais aussi des pauses régulières pour rester efficace tout au long de la journée.
Le tips : N’hésitez pas à planifier votre programme à l’avance, en établissant par exemple les groupes de tâches que vous traiterez le lendemain. C’est la clé pour une meilleure efficacité au travail !
Méthode de productivité n°4 : la méthode GTD (Getting Things Done)
La méthode GTG est une méthode qui permet de mieux s’organiser pour gagner du temps et, de fait, en productivité.
Elle peut être représentée sous la forme d’un graphique, comme celui-ci 👉.
Elle se déroule ainsi en 5 étapes :
- N°1 : Collecter, c’est-à-dire récupérer et faire la liste de toutes les tâches à accomplir, sans réelle hiérarchisation, pour libérer votre esprit.
- N°2 : Traiter, c’est-à-dire faire un premier tri entre les tâches, dépendamment du fait qu’elles impliquent une action ou non.
👉 Si elle n’implique pas d’action, on a ainsi le choix entre l’éliminer, la mettre en stand-by ou la classer afin qu’elle serve de référence pour plus tard.
👉 Si une action est nécessaire, il y a plusieurs cas de figures. S’il s’agit d’un projet en plusieurs étapes, on planifiera les différentes actions avant de les passer en revue et de passer à l’étape 3. S’il s’agit d’une seule tâche et qu’elle dure moins de deux minutes, on réalise directement la tâche. S’il s’agit d’une tâche plus longue, on passe à l’étape 3. - N°3 : Organiser, il s’agit ici de s’occuper de toutes tâches restantes en les attribuant selon trois axes : les déléguer, les reporter ou les planifier.
- N°4 : Réviser, c’est-à-dire surveiller régulièrement l’avancée du projet et faire un point sur les missions terminées, en cours ou les nouvelles à réaliser.
- N°5 : Agir, c’est-à-dire mettre en œuvre le plan d’action en réalisant les tâches une à une, en fonction de vos priorités, de votre temps disponible et de votre niveau d’énergie.
Ainsi, la méthode GTD est une méthode parfaite pour gérer les projets conséquents, qui engendrent de nombreuses tâches.
Méthode de productivité n°5 : la méthode Ivy Lee
La méthode Ivy Lee est une méthode très simple mais aussi très efficace pour gagner en productivité.
Elle consiste simplement à prendre l’habitude de noter, la veille au soir, 6 (et seulement 6) tâches importantes à réaliser. Le lendemain, commencez par la tâche la plus prioritaire, sans penser à la suivante, et traitez-la jusqu’à ce qu’elle soit complètement finie. Une fois achevée, passez à la suivante.
Le soir venu, recommencez le processus.
Cette méthode, très simple à mettre en place, est ainsi parfaite pour éviter les to-do-lists à rallonge et le multi-tasking, très contre-productifs. Par ailleurs, vous réduirez votre « charge mentale professionnelle ». En effet, en listant les tâches la veille, vous pouvez ensuite les oublier et finir votre journée de travail en toute sérénité, sans plus y penser. Un bon point pour réduire le stress en dehors des heures de bureau.
Méthode de productivité n°6 : la Loi de Pareto
La Loi de Pareto se base sur une règle impliquant qu’environ 80 % des effets seraient le produit de 20 % des causes. Cela signifie que 80% de vos résultats proviendraient de 20% du travail que vous réalisez.
Sachant cela, vous pouvez l’appliquer dans votre quotidien afin de mieux prioriser vos tâches, en séparant celles qui sont vitales de celles qui sont secondaires.
Pour ce faire, identifiez les différentes tâches à réaliser, faites-le point sur leur urgence ou importance et classez-les ensuite en fonction.
Par la suite, il pourrait être pertinent de commencer vos journées par ces 20% de tâches qui produisent 80% de vos résultats.
Ainsi, la Loi de Pareto est un outil efficace pour cibler les tâches importantes, aller à l’essentiel et gagner en efficacité.
Le portage salarial : une solution pour maximiser votre productivité
Intégrez le portage salarial comme un moyen stratégique pour booster votre productivité. Cette forme d’emploi offre une flexibilité optimale, vous permettant de mettre en pratique ces méthodes avec une efficacité accrue.
- Cet statut permet aux indépendants de gérer leur temps de manière autonome, facilitant l’application de méthodes comme le « deep work » et le « Pomodoro » pour des sessions de travail concentrées.
- Le portage salarial offre la possibilité de regrouper des projets similaires, mettant en œuvre la méthode du « batching » pour minimiser les interruptions et maximiser la productivité.
- Cette approche, en simplifiant la gestion administrative, permet aux professionnels d’appliquer des méthodes telles que GTD, Ivy Lee et la Loi de Pareto de manière plus structurée et efficace.
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Vous avez ainsi découvert toutes nos méthodes pour vous permettre d’améliorer votre productivité au travail ! Choisissez celle qui s’adapte le mieux à votre quotidien et à votre façon de fonctionner. N’hésitez pas à combinez plusieurs méthodes pour encore plus d’efficacité !
Découvrez aussi notre article de blog sur le habit tracker, un outil qui pourra aussi vous aider à vous assurer une productivité optimale, remplir vos engagements ou équilibrer votre vie pro/perso.
